Маркетплейсы диктуют свои правила продавцам. Для выхода на площадку часто требуется пакет документов, подтверждающих безопасность и законность товаров. В некоторых случаях продукция не подлежит обязательной сертификации, но без официального подтверждения загрузить карточку невозможно. Решение – оформить отказное письмо (ОП) для маркетплейса.
ОП удостоверяет, что товар не требует обязательной сертификации. Он оформляется на определенные категории продукции и помогает продавцам регистрировать и продавать продукцию на Озоне, Вайлдберриз и Яндекс.Маркет.
Роль отказного письма в защите бизнеса
Получение отказного письма для маркетплейса дает следующее:
- Юридическая уверенность;
- Гарантия бесперебойных продаж;
- Отсутствие рисков на таможне;
- Лояльность со стороны надзорных органов.
Проверка подлинности документов
Продавцы иногда сталкиваются с проблемой: маркетплейс отклоняет отказное письмо из-за сомнений в его подлинности. Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно убедиться, что документ выдан аккредитованной организацией.
На что обратить внимание:
- Наличие регистрационного номера, данных органа;
- Подпись и печать;
- Ссылки на законодательные акты;
- Возможность проверить подлинность в реестре органа.
Документ, полученный в проверенном центре, не вызовет вопросов у маркетплейсов.
Самостоятельная проверка необходимости документа
Не все товары требуют ОП – если продукция подлежит оценке качества по ТР ТС или ГОСТ Р, нужно получить сертификат или декларацию. Но как понять, какой документ требуется? Есть несколько способов:
- Изучить списки сертифицируемой продукции;
- Проверить требования конкретного маркетплейса;
- Запросить консультацию у сертификационного центра – обычно они бесплатные.
Предварительная подготовка
Что нужно сделать заранее:
- Определить коды ОКПД2 и ТН ВЭД для товаров;
- Подготовить детальное описание продукции на русском языке;
- Собрать основные документы (о них расскажем ниже);
- Ознакомиться с требованиями маркетплейса.
Пакет необходимых документов
Для оформления отказного письма требуется комплект документации.
Основные документы
Прежде всего, это:
- Заявление;
- ИНН и ОГРН компании или выписка из ЕГРИП;
- Наименование и описание продукции (иногда с фото);
- Коды ОКПД2 и ТН ВЭД (если известны).
Если заявитель – самозанятый, вместо ОГРН предоставляется справка о регистрации в налоговой.
Документы для особых случаев
В некоторых ситуациях могут потребоваться:
- Контракт на поставку;
- Техническое описание;
- Ранее полученные сертификаты или ОП.
Алгоритм получения
Как заказать отказное письмо для маркетплейса? Процесс оформления отказного письма предельно прост, если действовать по проверенной схеме.
Выбор аккредитованной организации
Чтобы отказное письмо имело юридическую силу, его необходимо получать в официальной организации – «Росстандарт» сотрудничает с проверенными органами, аккредитованными в ФСА.
При выборе центра стоит учитывать:
- Репутацию – опыт работы, отзывы клиентов, скорость оформления;
- Прозрачность цен – фиксированные тарифы;
- Дополнительные услуги – помощь в подборе кодов ОКПД2, проверка товаров на соответствие требованиям маркетплейсов.
Процесс взаимодействия с органом
После выбора центра начинается процесс выдачи. Он состоит из нескольких этапов, о которых мы расскажем чуть ниже. Самое важно – «Росстандарт» возьмет на себя все моменты по взаимодействию с органом и надзорными структурами. Вам останется только ждать готовый документ.
Порядок оформления
Оформление отказного письма проходит в несколько этапов:
- Сбор документов;
- Заполнение заявки – внесение данных о компании и товаре;
- Подача документов;
- Выдача готового документа.
Заполнение заявки
Заявка – важный документ, именно на ее основании оформляется письмо. В нее включают:
- Данные заявителя (наименование компании, ИНН, ОГРН, контакты);
- Описание продукции (категория, характеристики, код ОКПД2 и ТНВЭД);
- Причина запроса отказного письма (например, для маркетплейса);
- Желаемый способ получения (бумажный в офисе, онлайн, с доставкой).
Подача документов
Документы можно подать двумя способами:
- Лично в офисе – подходит для тех, кто предпочитает бумажный документооборот;
- Онлайн – удобный вариант, если вы хотите сэкономить время.
Проверка полученного документа
Перед загрузкой ОП на маркетплейс важно убедиться, что в нем нет ошибок. Оно должно содержать:
- Реквизиты сертификационного органа;
- Данные о заявителе – корректность ИНН, ОГРН, названия компании;
- Название и описание продукции;
- Наименование нормативных актов.
Корректная загрузка на маркетплейс
После получения ОП его необходимо загрузить в личный кабинет маркетплейса. Для этого:
- Переходим в раздел документов в кабинете продавца;
- Загружаем отказное письмо в нужном формате (обычно PDF);
- Дожидаемся проверки модератора.
Если маркетплейс отклоняет документ, нужно уточнить причину и, если требуется, запросить исправленный вариант у сертификационного центра.
Система отслеживания сроков
Хотя ОП официально не имеет срока действия, в реальности его актуальность может измениться.
Чтобы избежать проблем:
- Следите за изменениями в законодательстве
- Изучайте обновления маркетплейсов
- Сохраняйте оригинал ОП для проверок
Действия при истечении срока
Если маркетплейс запрашивает новое письмо, необходимо:
- Уточнить, действительно ли требуется обновление;
- Проверить, изменились ли законодательные нормы.
- Обратиться в «Росстандарт».
Процедура получения нового отказного письма для маркетплейса аналогична первоначальному оформлению. Для этого обращайтесь в «Росстандарт». Мы проведем для вас бесплатную консультацию и расскажем о списке товаров, на которые его можно заказать.